1. Planifica tu día con anterioridad: Nada apoya el tener un día productivo como la planificación. He probado distintas formas de planificar y al momento, la mejor que me ha funcionado es la de planificar la noche anterior pues de esa forma me levanto y ya sé exactamente en qué voy a enfocar mi atención e ir directo a trabajar en las tareas más importantes. Planificar la noche anterior me permite incluso visualizar mi próximo día y eso me facilita cumplir con las distintas tareas y compromisos. Esta planificación también incluye, incluir en mi agenda espacios para descansar, hacer ejercicio, levantarte, meditar,  e incluso re-acomodar las prioridades de surgir algún evento inesperado.

2.  Sé realista: El día tiene 24 horas, a veces queremos hacer mil cosas en un mismo día sin tomar en cuenta que pudieran surgir imprevistos o queremos ocupar cada minuto disponible del tiempo que pasamos despiertos en un día. Aquí entra en juego nuevamente la importancia de la planificación y haber determinado cuánto tiempo estimado vamos a dedicarle a cada tarea para saber cuántas tareas realmente podremos completar sin desgastarnos física, emocional o mentalmente.

3. Delega: lo más que puedas. No te diluyas tratando de hacer todo tú. Hay muchas tareas que pudieras delegar a otras personas para que las realicen a un costo mucho más bajo que si las realizas tú, más rápido y en ocasiones mucho mejor. También he aprendido que algunas tareas que nos drenan de tan solo pensar en ellas, podemos delegarlas permanentemente y olvidarnos de ellas por un periodo de tiempo indefinido. De esta forma podemos delegarle a miembros de nuestra familia o terceros tareas como comprar los alimentos semanalmente, lavar la ropa, cortar el césped, limpiar la casa, pagar las facturas, procesar la correspondencia, contestar los correos electrónicos, producir contenido para las cuentas de las redes sociales, entre muchas otras.

4.  Evita las distracciones: Aún cuando sea hora de dormir evita escuchar esas alarmas de notificaciones en tu dispositivo móvil. Siempre antes de acostarme pongo mi celular en modo de vuelo (“airplane mode”) para evitar que el aparato esté recibiendo o transmitiendo mientras intento descansar o que salga sonando solo porque alguien colocó o compartió un mensaje en Facebook.

De igual manera, en mi tiempo productivo, en ocasiones, incluso me levanto de mi escritorio y me voy a otro lugar lejos de la computadora para enfocarme 100% en la tarea que estoy realizando en ese momento. Si es una tarea que necesito hacer en el computador, entonces apago mi buscador de Internet para enfocarme en la tarea y evitar las distracciones por las notificaciones constantes de las distintas redes sociales o la llegada de mensajes a mi buzón de correo electrónico.

5. Abraza la tecnología: Te invito a aprender a utilizar las asistentes virtuales de tu(s) dispositivo(s) móvil(es) tales como Siri (asistente virtual del Iphone),  Cortana (asistente virtual de Microsoft) y la Asistente de Google y múltiples aplicaciones para que facilitar nuestra vida y nuestra productividad. En mi caso me he dado la oportunidad de aprender a sacar el máximo de Siri. Por ejemplo, le pido a “Siri” que ponga el temporizador en 50 minutos y comience la cuenta regresiva.  Al finalizar esos 50 minutos, es tiempo de levantarme, estirar las piernas, caminar por la casa, tomar agua y tal vez hacer una merienda (si aplica) y pasar al menos de 5 a 10 minutos de pie, antes de regresar a continuar la tarea o empezar una nueva.  Aprender a utilizar a “Siri” me ahorra mucho tiempo para enviar mensajes de texto, incluso mensajería por correo electrónico, llamar contactos, conseguir información en Internet, programar alarmas y citas en vez de tener que navegar en el celular y escribir todos estos mensajes a mano.

Siempre recomiendo evaluar si muchas de las reuniones presenciales pudieran llevarse a cabo de forma virtual. Aunque soy una defensora del contacto personal, en ocasiones, siento que que hay ciertas reuniones rutinarias que pudieran llevarse a cabo en línea utilizando plataformas como Zoom, Skype, Google Hangouts o Free Conference Call (vía telefónica solamente) ahorrando tiempo y dinero en gasolina o transporte, estacionamiento e incluso inversión en alimentos o bebidas al encontrarse en un café o restaurante.  De esta forma, cada integrante puede estar desde su casa o su oficina en su computador y puede crear o compartir documentos, con el insumo de todos los integrantes y así aumentar la eficiencia del grupo de trabajo.

6. Construye una red de apoyo: No sé qué sería de mí sin la red de apoyo con la que cuento actualmente. Como empresaria o como profesional reconozco mis fortalezas y mis limitaciones por lo que cuento con personas a mi alrededor que cuentan con aquellas competencias para compensar aquellas áreas en las que me hace falta  mayor conocimientos y experiencia.  Uno de los elementos más importantes de esta red de apoyo es mi “socia en la responsabilidad” y es una persona que conoce mis metas y objetivos y todas las mañanas conversamos durante 20 minutos en total sobre las prioridades en las que nos vamos a enfocar cada una cada día.

Esto nos ayuda a mantenernos comprometidas a cumplir con las tareas, pues estamos comprometidas la una con la otra en que cada cual logre sus metas y objetivos en el período estipulado de un año. Además, al tener el compromiso de esta llamada todas las mañanas de lunes a viernes, nos obliga a levantarnos temprano y apoyarnos mutuamente a que cada día sea lo más productivo posible y esté alineado al logro de nuestra visión personal.

7. Libera tu mente: Además de delegar permanentemente aquellas tareas y preocupaciones constantes y cíclicas, es importante vaciar nuestra mente cada mañana para enfocarnos mejor y dar lo mejor de nosotros en cada tarea que estemos realizando. Para ello, utilizo un diario en el que vacío todos los pensamientos aleatorios que pueda tener cada mañana. Escribo todo lo que tenga en la mente, haga o no haga sentido, sin preocuparme mucho por la corrección gramatical o la ortografía, simplemente escribo todo lo que me llegue a la mente, una idea detrás de la otra. Una vez he llenado unas 3 páginas en mi diario, me siento tranquila y lista para comenzar mi día. De esta manera, una vez estoy inmersa trabajando en una tarea, ya no me distraigo con esos pensamientos suelen revolotear en la mente e interrumpirme, sino que puedo estar concentrada y 100% enfocada en lo que estoy haciendo.

8. Muévete: Ya lo dice el conocido dicho “mente sana en cuerpo sano”. En mi experiencia, mis días más productivos son aquellos en los que me ejercito, aunque sea por 20 minutos solamente. Ejercitarnos o poner nuestro cuerpo en movimiento, así sea con una caminata corta, nos ayuda a recargarnos de energía, oxigenar nuestro cuerpo (incluyendo nuestro cerebro) y es beneficioso de cualquier forma que lo veamos.

 

A veces, es fácil pensar que no tenemos tiempo ni para ejercitarnos, pero si al menos apartamos unos 20 minutos al día, es más que suficiente. Algo que me funcionó muchísimo, fue contar con la ayuda de un entrenador personal quien me preparó unas rutinas cortas excelentes que puedo hacer desde mi casa. Él me envió algunos videos mostrando la forma correcta de hacer los ejercicios, la cantidad de repeticiones que debía hacer de cada una, etc. Los resultados han sido sorprendentes en términos de la mejoría en mi condición cardiovascular, fortaleza, flexibilidad, tonificación, etc.

9. Aprovecha el tiempo cuando manejas o te ejercitas: A veces nos frustra tener que manejar en el tráfico durante largos períodos de tiempo que pudiésemos aprovechar para realizar otras actividades mucho más gratificantes. Desde hace algún tiempo he aprendido a aprovechar este tiempo para escuchar esos libros que llevaban tiempo en mi lista de libros para leer. También cuando salgo a caminar, en ocasiones en vez de poner música, escucho audiolibros o podcasts sobre temas que me interesan y de esa manera he avanzado considerablemente en la lectura de muchos libros (algunos muy extensos) que creía no tener tiempo para leerlos. Lo más interesante ha sido la retención que he tenido al escuchar el contenido de muchos de estos libros.

10. Cuida y escucha tu cuerpo: Nuestro cuerpo nos habla de muchas formas; a veces en forma de malestar (cansancio, dolores de espalda, cabeza, o estómago). A veces necesitamos observar con cuidado para notar en nuestra piel o en nuestro cuerpo que algo no anda bien. Es importante escuchar las señales y cuidar nuestro cuerpo no solo para ser productivos HOY en nuestro día a día sino para poder continuar siendo productivos a lo largo de nuestra vida. Esto significa, descansar lo suficiente, ejercitarnos, relajarnos, alimentarnos correctamente, tomar agua cada vez que lo necesitemos, acostumbrar nuestro cuerpo a ir al baño con la frecuencia que sea necesaria.

He conocido muchas personas que se pasaron toda una vida sacrificando horas de actividad física, descanso, entretenimiento y relajación pensando que podrían hacer todas estas cosas después, lo cual no fue así. Muchas de estas personas hoy han sido operadas del corazón, pacientes de cáncer, padecen diabetes y muchas otras enfermedades más que tal vez pudieron haber sido evitadas, de haber llevado un estilo de vida saludable. La única manera en que podemos aumentar nuestra productividad a largo plazo es cuidando nuestro cuerpo y manteniéndolo saludable. Solo con Salud podremos disfrutar los frutos de nuestra vida productiva.

¡Se vive solo una vez, aprovechemos cada minuto de este tesoro llamado V.I.D.A.!

Lecturas recomendadas sobre el tema de la productividad:

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Mariely S. Martínez es Coach de vida y liderazgo, consultora de carrera y relacionista profesional. Cuenta con una carrera de cerca de 20 años de experiencia en diversas áreas. Ayuda a profesionales y empresarios a desarrollar y fortalecer su liderazgo personal, así como sus estrategias de comunicación y mercadeo, atracción de clientes y oportunidades de empleo. Además, conduce y co-produce el programa radial en podcast Divinas y Empresarias ¡como tú!